De grootste voordelen van een goed Document Management System

Omdat we in een digitaal tijdperk leven, is er een steeds grotere hoeveelheid informatie beschikbaar. Deze informatie wordt verstuurd en opgeslagen in onder meer documenten. Met een document management systeem (DMS) kun je deze informatie veilig en vindbaar maken. Het is een soort digitale opslagplaats.. 

De voordelen van een DMS

Als eerste, en tevens één van de belangrijkste voordelen geldt dat je met een document management system véél efficiënter werkt. Omdat je makkelijk documenten en daarmee informatie kunt vinden hoef je niet eindeloos je tijd te verspillen aan het zoeken, maar kun je de juiste filters instellen en met één druk op de knop het betreffende document vinden. Het brengt dus structuur in alle documenten die door je bedrijf heen gaan, zowel inkomende als uitgaande documenten worden automatisch verwerkt. Orde scheppen in de chaos is echt de belangrijkste functie van een document management system. 

Veilig omgaan met documenten is ook een groot voordeel van een document management system. Zoals al gezegd leven we in een digitaal tijdperk. Met deze technologische innovaties komt ook veel wet- en regelgeving die continu mee verandert. Hierdoor hoef je hier geen tijd meer aan te besteden en weet je zeker dat je documenten veilig zijn opgeslagen. Ook verkleint het de kans op datalekken en menselijke fouten. 

Het digitaliseren van projecten

Digitaliseren van je documenten is ook een belangrijk voordeel van een document management system. Sommige bedrijven slaan nog steeds alle documenten in papier op (al gebeurt dit steeds minder) en dit kost veel geld. De kosten voor het opslaan van papieren documenten kunnen snel oplopen. Je moet immers archiefkasten, dozen en opbergbakken aanschaffen en er ruimte voor vrijmaken. Aangezien een documentbeheersysteem een op software gebaseerde oplossing is, kun je ruimte vrijmaken en alle benodigde papieren kopieën op een andere locatie opslaan, of gewoon wegdoen. Met de besparing die je hiermee doet kun je investeren in een document management system én nog geld overhouden om in andere delen van je bedrijf te investeren.